Dari Jurnal Kertas ke HP Kru

Setiap hari, kru di tiap mobil antar mencatat ke mana saja mereka pergi di jurnal kertas. Pelanggan, jumlah galon, cash atau kredit. Beberapa hari sekali, pemilik usaha duduk dan mengetik ulang semuanya ke spreadsheet. Banyak baris per hari, sering lebih dari seminggu sekaligus, dalam satu sesi yang makan waktu berjam-jam.

Baru setelah itu angkanya ada. Penjualan harian, bonus kru, siapa yang masih berutang, tagihan bulanan. Sampai sesi ketik berikutnya, usaha ini jalan dengan angka yang bisa telat lebih dari seminggu.

Waktu aku tanya ke pemilik apa yang paling bikin pusing, aku kira jawabannya soal mengetik. Ternyata bukan. Yang paling bikin pusing adalah tidak tahu pasti pelanggan mana yang sudah bayar dan mana yang belum. Mengetik ulang cuma penyebabnya.

Ini design notes di balik aplikasi yang aku bangun untuk menggantikan jurnal itu. Sebagian besar kerjanya bukan di screen, tapi di memutuskan dari mana setiap angka berasal.

Yang sudah diketahui spreadsheet

Brief yang aku terima berupa daftar fitur generik aplikasi depot galon: merk, status lunas per transaksi, laba harian. Spreadsheet milik usaha ini sendiri, yang sudah dipakai bertahun-tahun, bercerita lain.

Harga melekat ke pelanggan, bukan ke transaksi. Dua pelanggan di jalan yang sama bisa bayar harga berbeda untuk galon yang sama. Cash atau kredit juga ikut pelanggan. Pelanggan kredit ditagih bulanan, dengan faktur dan kwitansi cetak. Semua itu tidak ada di brief, dan tagihan bulanan justru ternyata fitur paling penting.

Membaca data satu bulan memberi insight lebih banyak dari brief: ribuan baris pengantaran, ratusan pelanggan, dan cuma segelintir baris yang mencatat nomor nota. Rumus di spreadsheet adalah aturan bisnis yang sudah teruji bertahun-tahun. Jadi aku mulai dari data, lalu konfirmasi setiap selisih ke pemilik sebelum mengunci apa pun.

User sebenarnya adalah kru

Pemilik yang membaca laporan. Tapi aplikasi ini cuma jalan kalau kru mengisinya, di jalan, di antara rumah pelanggan, dengan satu HP per mobil. Kalau mencatat pengantaran lebih lambat dari nulis di kertas, mereka akan menunda sampai sore, atau berhenti.

Jadi form antar punya satu target: paling banyak empat tap untuk kasus biasa.

• Mulai dari daftar. Kru membuka aplikasi langsung ke delivery list hari ini: pelanggan dengan jadwal tetap per minggu, ditambah pesanan telepon yang dimasukkan pemilik. Tap satu pesanan, form terbuka dengan pelanggan, produk, dan jumlah yang sudah terisi.

• Harga tidak pernah diketik. Kru tidak melihat field harga sama sekali. Harga diambil dari pelanggan, sama seperti spreadsheet mencarinya. Cash atau kredit juga default dari pelanggan, dan bisa diganti kalau ternyata bayar di tempat.

• Galon kosong mengikuti jumlah antar. Galon ditukar per merk, jadi form menganggap jumlah kosong yang kembali sama. Kru cuma mengubahnya kalau tidak sama.

• Satu login per mobil, bukan per orang. Username tetap dan PIN enam digit. Kru bisa ganti, mobilnya tidak.

• Nota dikirim lewat WhatsApp. Setiap pengantaran dapat nota digital bernomor. Kru bisa share ke pelanggan dengan satu tap. Cetak tetap dari komputer pemilik.

Sample pertama screen ini dibangun dengan satu asumsi sederhana: untuk orang yang tidak akrab dengan teknologi, makin besar makin mudah. Teks besar, tombol besar, garis tebal. Pemilik bilang tampilannya berantakan, dan memang benar. Kalau semuanya teriak, tidak ada yang menonjol.

Perbaikannya adalah memisahkan ukuran yang terlihat dari ukuran area sentuhnya. Tombol minus dan plus tampil 32 piksel, tapi tetap responsif di area 44 piksel. Teks isi diturunkan, angka penting tetap besar. Setelah belasan putaran revisi kecil, aturannya jadi lebih tajam dari brief awal: tanpa border kecuali di field input, satu langkah spacing, status chip beda bentuk dari tag info, dan bahasa sehari-hari di screen kru sementara screen pemilik tetap formal.

Uang yang tidak boleh salah

Aturan kedua project ini gampang diucapkan: jumlah uang per pelanggan harus selalu benar. Aturan itu membentuk sebagian besar keputusan yang tidak pernah dilihat kru.

• Saldo dihitung, tidak pernah diketik. Utang pelanggan, jumlah galon di gudang, uang yang harus disetor mobil, bonus kru, laba. Semuanya dihitung dari pengantaran dan pembayaran. Tidak ada yang mengetik total, jadi tidak ada yang bisa salah ketik.

• Tidak ada yang dihapus. Pengantaran, pembayaran, atau mutasi stok hanya bisa dibatalkan dengan alasan, dan setiap perubahan tercatat di log. Nota yang batal tetap memegang nomornya selamanya.

• Harga lama tetap harga lama. Setiap pengantaran menyimpan harga saat dijual. Mengubah harga pelanggan besok tidak menulis ulang tagihan bulan lalu.

• Pembayaran melunasi utang tertua dulu. Begitu cara pemilik sudah berpikir selama ini, jadi aplikasinya ikut.

• Hitungan bongkar dibuat blind. Saat mobil pulang, penjaga gudang menghitung galon tanpa melihat angka yang diharapkan sistem. Aplikasi menyimpan angkanya sendiri di sebelah hitungan itu. Selisih tidak dihapus diam-diam. Selisih tetap terlihat sampai pemilik menjelaskannya.

• Cash dan transfer dipisah. Setoran yang diharapkan dari mobil cuma menghitung uang tunai di tangan. Transfer dan QRIS dicek pemilik sendiri.

Di sisi pemilik, pertanyaan yang memulai project ini, "siapa yang belum bayar?", punya screen sendiri.

Budget nol rupiah

Usaha ini punya satu aturan keras lagi: menjalankan aplikasinya tidak boleh ada biaya bulanan. Itu menggugurkan lebih banyak opsi dari yang aku kira.

Pesan WhatsApp otomatis berbayar, jadi tidak ada. Setiap pesan ke pelanggan atau kru adalah link WhatsApp siap kirim yang di-tap sendiri oleh orangnya. Pesanan baru sampai ke mobil lewat notifikasi HP yang gratis, dan delivery list update sendiri. Database gratis tidak termasuk backup, jadi aplikasinya bikin backup sendiri setiap malam, terenkripsi, dan setiap kali jalan, backup itu di-restore ke database sementara lalu dibandingkan dengan aslinya, tabel per tabel. Backup yang belum pernah di-restore cuma harapan.

Sebelum hari pertama

Sebelum menganggapnya selesai, aku menulis pre-mortem. Bayangkan tiga bulan kemudian usaha ini kembali ke kertas. Kenapa?

• Kru merasa form lebih lambat dari kertas dan mencatat semuanya di sore hari.

• Saldo awal tidak cocok dengan spreadsheet lama, dan pemilik berhenti percaya sama angkanya.

• Uang cash kurang tanpa jejak.

• Stok tidak pernah cocok, jadi semua orang mengabaikannya.

• Sinyal lemah atau tombol yang ke-tap dua kali menyimpan pengantaran yang sama dua kali.

Setiap poin di daftar itu adalah keputusan desain di artikel ini. Form empat tap. Import yang mengecek totalnya sendiri terhadap spreadsheet dan membatalkan dirinya kalau satu angka saja beda. Setoran harian dengan selisih yang kelihatan. Hitungan blind. Setiap simpan membawa kunci sekali pakai, dan pengantaran yang mirip dalam sepuluh menit bertanya "sudah dicatat?".

Tidak satu pun dari itu fitur yang diminta orang. Semuanya adalah alasan sebuah usaha kembali ke kertas, yang diubah jadi aturan.